英德市中医院创建于1958年，是一所集医疗、教学、科研、预防、保健、康复于一体的综合性三级甲等中医医院， 2021年，医院被卫健委、中医药管理局纳入“全面提升县级医院综合能力第二阶段500家县级中医医院”名单，2021年升级为综合性三级甲等中医医院。

 

 

 

作为当地有悠久历史的中医院，院一直以来都非常重视单位的信息化、数字化建设，当然，也包括档案管理的信息化建设。

 

秉承“让客户满意”的宗旨，有30多年文件及档案管理软件研发经验、拥有上万客户群的文件档案一体化管理老品牌会博通，在2021年为英德市中医院建立了一套能够推动该院数字化建设、满足该院档案管理信息化需求的高效管理的档案管理系统。

 

会博通为英德中医院部署了涵盖收集、整理、存储、利用全生命周期管理的综合档案管理系统，有下面的内容和功能特点：

 

档案管理流程图

 

一、多渠道的收集入口

 

会博通为英德中医院的档案收集提供了手工录入 、批量导入、接口接收三种录入方式。

 

手工录入：可由用户依权限扫描、录入档案到个人或预归档文件库。

 

批量导入：可由用户依权限批量导入档案文件到个人或预归档文件库。

 

接口接收：可通过通用接口，按照预设的规则，收集其他系统移交过来的文件到个人或预归档文件库。

 

通过以上三种模式，实现了档案来源全覆盖。

 

二、规范有序、标准化的整理功能

 

会博通为英德中医院提供的档案整理功能包括归档鉴定、归档审批、自动归档、归档编辑等归档整理功能。

 

归档审批：个人可按照英德中医院自己内部规定的流程，勾选文件放逬“收纳盒”中，再发起档案归档移交申请流程，进行复核、审批和归档。

 

归档鉴定：归档审批移交的档案由管理人员进行归档鉴定，并选定归档目录归档,预归档文件库中的文件由档案 管理人员通过“自动归档或归档编辑”功能进行归档。

 

自动归档：可将个人或预归档文件库中的文件按照年度、保管期限、类型等条件，自动批量形成档案。

 

归档编辑：归档编辑功能提供方便的归档（组卷）操作界面，可方便地将待归档文件，归入相应的案卷中。

 

并提供著录项目的修改、卷内文件的排序等功能。

 

三、有针对性的分类存储

 

根据文件价值和重要性分为文件库、档案库和资料库等。

 

文件库：用于存储待归档文件。

 

档案库：通过归档编辑与自动归档均可将文件库中的文件归入档案库中。

 

资料库：档案鉴定后，不需要归档的文件即可转移到资料库中管理。

 

四、权限化的搜索平台及多模式的借还管理体系，实现档案高效利用

 

会博通为英德中医院提供了面向工作职能与用户的捜索平台，英德中医院员工可依权限在搜索平台中捜索查阅档案，如有需要，即可将档案文件勾选放入“收纳盒”中，提交电子档案、实体档案或打印复印件的借用 借阅申请，借阅电子档案可按批准的时效在线査阅，借阅实体档案可从线上申请，线下取用，申请打印可由档案管理员设置阅读与打印水印，限定文件使用用途，并提供统一的借还统计功能，实时掌握借还情况。

 

经过一年多的应用实践，英德中医院在档案管理方面实现了有序化、标准化、信息化和人性化管理，大幅度提升了档案的管理效率和利用率，为英德中医院迈向数字化管理打下了坚实的基础。

 

 

 

 

 

 

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